Υποθηκοφυλάκεια: Πώς θα γίνει η ψηφιοποίηση των πολύτιμων αρχείων

Το αρχείο των υποθηκοφυλακείων, περισσότερες από 600 εκατομμύρια σελίδες συμβολαίων και άλλων εγγράφων, πρόκειται να περάσει στην ψηφιακή εποχή. Οι πέντε διαγωνισμοί για την ψηφιοποίησή τους πήραν το «πράσινο φως»από το Ελληνικό Κτηματολόγιο και πρόκειται να προκηρυχθούν μέσα στον Νοέμβριο. Το έργο-γίγας, που έχει προϋπολογισμό 238 εκατ. ευρώ και θα καλυφθεί από το Ταμείο Ανάκαμψης, περιέχει πολύ ενδιαφέρουσες ιδιαιτερότητες, όπως ειδικές απαιτήσεις ασφαλείας για να μη «διαρρεύσουν»τα ψηφιοποιούμενα αρχεία.

Το διοικητικό συμβούλιο του Ελληνικού Κτηματολογίου ενέκρινε χθες την προκήρυξη του διαγωνισμού για την ψηφιοποίηση του αρχείου των 390 υποθηκοφυλακείων της χώρας. Η ψηφιοποίηση είναι απαραίτητη, καθώς το Ελληνικό Κτηματολόγιο έχει στο αρχείο του μόνο τους «ενεργούς τίτλους»όπου συντάσσεται τώρα) ή τους τίτλους των τελευταίων ετών (όπου έχει συνταχθεί από τα μέσα της δεκαετίας του ’90 και έπειτα). Ομως, για τον νομικό έλεγχο ενός συμβολαίου, ο πολίτης ή ο δικηγόρος πρέπει ακόμα να ανατρέξει στο φυσικό αρχείο, δηλαδή στα βιβλία τα οποία τηρούνται στα υποθηκοφυλακεία (και μεταβιβάζονται στα κτηματολογικά γραφεία). Μαζί με τα συμβόλαια θα ψηφιοποιηθούν και όλα τα άλλα ιδιοκτησιακά δικαιώματα που τηρούνται στα υποθηκοφυλακεία, όπως βιβλία υποθηκών, κατασχέσεων και διεκδικήσεων, καθώς και όλοι οι κατάλογοι και τα αρχεία (αν και ένα μέρος αυτών, όπως οι αλφαβητικοί κατάλογοι ή τα αλφαβητικά ευρετήρια θα είναι άχρηστα μετά την ψηφιοποίηση).

Ελεγχοι και διασυνδέσεις

Το έργο αυτό δεν αφορά όμως μόνο την απλή σάρωση των εγγράφων των υποθηκοφυλακείων, αλλά συμπεριλαμβάνει και τη δημιουργία βάσης δεδομένων με τα βασικά «κλειδιά»για κάθε πράξη που έχει εγγραφεί ή μετεγγραφεί, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα να γίνονται ουσιαστικοί έλεγχοι και διασυνδέσεις πληροφοριών χωρίς να χρειάζεται να διαβάσει κάποιος τα σαρωμένα έγγραφα. Επίσης περιλαμβάνει και την υλοποίηση ενός πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης εγγράφων και ψηφιακών αρχείων, εντός του οποίου θα τηρείται το αρχείο στο διηνεκές. Με άλλα λόγια, θα δώσει τέλος… σε ένα από τα μεγαλύτερα «καψόνια»του δικηγορικού επαγγέλματος, την υποχρέωση αναζήτησης και αντιγραφής εγγράφων από τα υποθηκοφυλακεία.

Δημιουργία βάσης δεδομένων και πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης εγγράφων – Ειδικοί όροι ασφα- λείας για να μην υπάρξουν διαρροές.

Το έργο θα χωριστεί σε πέντε διαγωνισμούς: ένας για τα υποθηκοφυλακεία Αθηνών, Καλλιθέας, Νέας Σμύρνης, Πειραιώς και νήσων (περίπου 3 εκατ. ιδιοκτησιακά δικαιώματα, ή 49 εκατ. σελίδες), ένας για την Κρήτη και το Υπόλοιπο Αττικής (6,3 εκατ. δικαιώματα ή 104 εκατ. σελίδες), ένας για το Υπόλοιπο Αθηνών, το Νότιο Αιγαίο, την Ηπειρο, τη Θεσσαλία και τη Στερεά Ελλάδα (9,2 εκατ. δικαιώματα ή 150 εκατ. σελίδες), ένας για Κεντρική Μακεδονία, Βόρειο Αιγαίο και Ανατολική Μακεδονία και Θράκη (8,8 εκατ. δικαιώματα ή 144 εκατ. σελίδες) και ένας για τη Δυτική Ελλάδα, τα Ιόνια νησιά, την Πελοπόννησο και τη Δυτική Μακεδονία (9,3 εκατ. δικαιώματα ή 152 εκατ. σελίδες).

Οι ανάδοχοι θα πληρωθούν «με τη σελίδα»από 0,26 έως 0,40 ευρώ τη σελίδα χωρίς ΦΠΑ), συν ένα ποσό (ανά σελίδα) για τη δημιουργία του πληροφοριακού συστήματος. Επειδή η εκτίμηση του προς ψηφιοποίηση αρχείου δεν μπορεί να είναι ακριβής, προβλέπεται δυνατότητα αύξησης του προϋπολογισμού του έργου (προαίρεση) κατά 30%, ώστε να καλυφθεί το ακριβές κόστος για τον κάθε ανάδοχο. Να σημειωθεί ότι ο διαγωνισμός απευθύνεται ουσιαστικά μόνο σε πολύ μεγάλες εταιρείες πληροφορικής, καθώς στην προκήρυξη ζητείται ως προϋπόθεση συμμετοχής πολύ σημαντικό έργο στον τομέα αυτό τα τελευταία χρόνια.

Ομως, τα αρχεία που τηρούνται στα υποθηκοφυλακεία και τα κτηματολογικά γραφεία είναι, για προφανείς λόγους, εξαιρετικά πολύτιμα. Η προκήρυξη, λοιπόν, του διαγωνισμού περιλαμβάνει ειδικούς όρους για το πώς θα μεταφέρεται τμηματικά το αρχείο σε άλλο σημείο για να ψηφιοποιηθεί, ενώ περιγράφει ρητά τις συνθήκες που πρέπει να επικρατούν εκεί: για παράδειγμα, η σάρωση θα πρέπει να γίνεται από υπολογιστές που δεν θα έχουν πρόσβαση στο Ιντερνετ, οι εργαζόμενοι δεν θα επιτρέπεται να έχουν μαζί κινητά, φωτογραφικές μηχανές ή άλλα μέσα αποθήκευσης αρχείων κ.λπ Η διάρκεια του έργου είναι τρία έτη, δηλαδή το αρχείο να ενταχθεί στο κτηματολόγιο έως το 2025.

Το φυσικό αρχείο

Τι θα απογίνει το φυσικό αρχείο; Σύμφωνα με πληροφορίες, το Ελληνικό Κτηματολόγιο συζητάει με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους για να αναλάβουν ένα μέρος αυτού, που έχει ιστορική – ερευνητική αξία. Το υπόλοιπο πιθανότατα θα φυλαχθεί σε αποθήκες του Ελληνικού Κτηματολογίου, κεντρικά ή κατά τόπους.